200 - Směrnice č. 20 - Účetní závěrka ve zjednodušené formě podvojného účetnictví vč. přílohy k účetní závěrce

Činnosti, které v sobě účetní závěrka zahrnuje:
- zaúčtování všech účetních případů roku do účetního období
- inventarizaci majetku, pohledávek a závazků
- uzavření účtů (týká se ruční formy)
- sestavení účetních výkazů (obratová předvaha, výkaz zisku a ztráty, rozvaha)
- sestavení přílohy k účetní závěrce (podle osnovy – vzoru)
- tisk a archivaci amerického deníku
- přenesení konečných stavů (zůstatků) účtů do počátečních stavů účtů nového účetního období a převod hospodářského výsledku do počátečního stavu účtu 930

Zaúčtování všech účetních případů roku do účetního období
Zaúčtováním všech účetních případů roku do účetního období se rozumí:
- zaúčtování všech darů, které účetní jednotka obdržela do 31. 12. běžného roku včetně – tyto dary se stanou součástí potvrzení o darech za běžný rok.
- zaúčtování bankovního výpisu za měsíc prosinec do běžného roku s datem 31. 12. Pokud je výpis za jiné období než kalendářní měsíc, např. za období od 25. 12. běžného roku do 24. 1. následujícího roku, zahrnou se do účetnictví běžného roku jen položky do 31. 12. včetně. Položky uvedené na bankovním výpise po 31. 12. běžného roku, se již zaúčtují do následujícího roku.
- zaúčtování faktur přijatých (závazků), které účetní jednotka obdržel do 31. 12. běžného roku.
Faktury, které obdrží po 31. 12. běžného roku, byť by se týkaly běžného roku, se již účtují jako účetní případy následujícího roku.

Ve zjednodušené formě podvojného účetnictví se neprovádí tzv. časové rozlišení nákladů a výnosů a účetní doklady se účtují do období, kdy je účetní jednotka obdržela, s výjimkou:
- bankovního výpisu za prosinec běžného roku (banka tento výpis rozesílá až v lednu následujícího roku).
- zaúčtování předpisu mezd za prosinec běžného roku a předpisu daně z příjmu ze závislé činnosti (z mezd).
- zaúčtování odpisů majetku k 31. 12. běžného roku.

POZOR!!!
Zálohy, které účetní jednotka poskytla zaměstnanci, např. na drobné nákupy nebo na cestovné, musí být k 31. 12. běžného roku vráceny. Uvedené zálohy mohou být 1. 1. nebo po 1. 1. opět vydány. 

Inventarizace majetku, pohledávek a závazků
Inventarizací rozumíme fyzickou a dokladovou inventuru jednotlivých složek majetku (viz směrnice pro inventarizaci majetku), která se provádí fyzickou kontrolou majetku nebo překontrolováním faktur (např. zálohových faktur nebo platebních kalendářů na platby energií atd.).
Smyslem a cílem inventarizace majetku a závazků je kontrola správnosti stavu jednotlivých účtů:
účet 020 musí souhlasit s celkovou hodnotou vstupních cen majetku (dle knihy majetku)
účet 210 musí souhlasit se stavem peněžních prostředků v pokladně
účet 220 musí souhlasit se stavem peněžních prostředků na běžném účtu
účet 310 představuje pohledávky, tj. faktury vystavené účetní jednotku do 31. 2. běžného roku včetně a k 31. 12. neuhrazené a účetní jednotku poskytnuté zálohy, ke kterým neobdržela do 31. 12. běžného roku vč. konečnou fakturu nebo konečné vyúčtování.
účet 320 představuje závazky účetní jednotky za faktury, které účetní jednotka obdržela do 31. 12. běžného roku včetně a neproplatila je do 31. 12. běžného roku.
účet 330 představuje mzdy, které byly zúčtovány a nebyly do 31. 12. běžného roku vyplaceny (např. mzdy za úklid atd.).
účet 340 představuje daň z příjmů ze závislé činnosti (ze mzdy), která byla zúčtována do 31. 12. běžného roku a nebyla poukázána finančnímu úřadu do konce běžného roku.
účet 378 představuje jiné pohledávky, které účetní jednotce vznikly do 31. 12. běžného roku a nebyly k uvedenému datu uhrazeny (např. předpis dotace, kterou účetní jednotka do konce kalendářního roku neobdržela).
účet 379 představuje jiné závazky, které účetní jednotka má k 31. 12. běžného roku a které k uvedenému datu neuhradila.
účet 910 představuje dary misie a desátky nebo jiné dary určené k odeslání mimo účetní jednotku, které účetní jednotka do 31. 12. běžného roku včetně přijala a k uvedenému datu neodeslala.
Stavem účtu se rozumí konečný zůstatek účtu k 31. 12. běžného roku, jak vyplývá z obratové předvahy sestavené k 31. 12. běžného roku po zaúčtování všech účetních případů běžného roku (viz předchozí odstavec „zaúčtování všech účetních případů“).

POZOR!!!
Kontrolní vazba pro účetní jednotky, které vedou účetnictví na počítači:
Rozdíl obratů za období v řádku „celkem“ za třídu 2 v účetním výkazu „Obratová předvaha“ se musí rovnat konečnému stavu na konci období v řádku „celkem“ ve výkazu „Obrat fondů a oddělení“. Toto platí pro účetní jednotky, které vedou účetnictví na počítači.

Kontrolní vazba pro účetní jednotky, které vedou účetnictví ručně:
Účetní jednotky, které vedou účetnictví ručně, porovnají součet za všechny řádky sloupce „Konečný stav“ ve výkazu „Fondy a oddělení – výkaz pro ruční formu vedení amerického deníku“ se součtem za třídu 2 ve sloupci „konečný stav“ výkazu „Obratová předvaha za období od… do….“. Toto platí pro účetní jednotky, které vedou účetnictví ručně.

Dalším významem inventarizace je kontrola stavu hmotného majetku a případné návrhy na jeho vyřazení likvidací (sepíše se likvidační protokol) nebo prodejem (kupní smlouva a faktura vydaná) nebo na jeho opravu.

Uzavření účtů (týká se ruční formy)
Uzavřením účtů v tomto případě rozumíme provedení konečných součtů za jednotlivé účty (sloupce) v americkém deníku a překontrolování kontrolní vazby, že:
součty stran MD všech účtů se musí rovnat součtu MD ve sloupci MD celkem
součty stran DAL všech účtů se musí rovnat součtu DAL ve sloupci DAL celkem.

Sestavení účetních výkazů při vedení účetnictví na počítači
Při vedení účetnictví na počítači jsou předepsané účetní sestavy již součástí programu pro vedení účetnictví.
Jedná se o tyto výkazy:
- obratová předvaha
- výkaz zisku a ztráty
- rozvaha
Uvedené výkazy jsou zpracovány automaticky po zadání příslušného příkazu v rámci účetního programu.

POZOR!!!
Při uzavření běžného roku a zpracování účetních výkazů se předpokládá, že v účetnictví jsou zaúčtovány všechny účetní případy běžného roku (viz ustanovení výše uvedeného odstavce).

Postup při zpracování je následující:
- „přepočítat“ výkaz zisku a ztráty k 31. 12. běžného roku
- „přepočítat“ výkaz rozvaha k 31. 12. běžného roku
- vytisknout uvedené výkazy, protože ty tvoří základní dokumentaci účetní závěrky a jsou i povinnou přílohou k daňovému přiznání, pokud má účetní jednotka povinnost daňové přiznání sestavit. Součet „výsledku hospodaření před zdaněním (řádek C)“ z výkazu zisku a ztráty za hlavní a hospodářskou činnost se musí rovnat výsledku hospodaření celkem ve sloupci č. 2 výkazu rozvaha.
- nechat zpracovat a vytisknout výkaz obratová předvaha za období od 1.1 do 31. 12. běžného roku.

Sestavení účetních výkazů při vedení účetnictví ruční formou
Při vedení účetnictví ruční formou je postup při uzávěrce následující:
- uzavřou se účty v americkém deníku (viz odstavec „uzavření účtů“)
- sestaví se obratová předvaha (výkaz pro ruční formu)
- sestaví se tzv. „Uzavření amerického deníku (zjištění konečných zůstatků účtu aktiv a pasiv a konečných stavů účtů nákladů a výnosů) ke dni ….
Pro ruční formu platí také princip, že součet výsledku hospodaření za hlavní a hospodářskou činnost z výkazu „Uzavření amerického deníku“, se musí rovnat výsledku hospodaření, který je uveden v oddíle „pasiva“ výkazu „Uzavření amerického deníku“.
Výkaz „Uzavření amerického deníku“ tvoří základní dokumentaci účetní závěrky při ruční formě vedení účetnictví a je i povinnou přílohou k daňovému přiznání, pokud má účetní jednotka povinnost daňové přiznání sestavit.

PŘÍLOHA K ÚČETNÍ ZÁVĚRCE

Sestavení přílohy k účetní závěrce 
V příloze k účetní závěrce sestavované ve zjednodušeném rozsahu musí být uvedeny tyto údaje:
Obecné údaje o účetní jednotce:
název a sídlo účetní jednotky
identifikační číslo
právní formu účetní jednotky
účel, pro který byla zřízena
rozvahový den nebo jiný okamžik, ke kterému se účetní závěrka sestavuje
okamžik sestavení účetní závěrky
datum vzniku účetní jednotky
jména příjmení členů statutárních orgánů k rozvahovému dni
Údaje o zaměstnancích:
průměrný přepočtený počet zaměstnanců během účetního období
výše osobních nákladů, které byly vynaloženy na zaměstnance
Další informace:
informace o aplikaci obecných účetních zásad a o použitých metodách
způsoby oceňování a odpisování
způsob uplatněný při přepočtu údajů v cizích měnách na českou měnu
Doplňující informace k rozvaze a výkazu zisku a ztráty:
významné údaje, které nejsou v rozvaze a výkazu zisku a ztráty samostatně vykázány
významné položky, jejichž uvedení je podstatné pro analýzu a hodnocení finanční a majetkové situace a výsledku hospodaření účetní jednotky a tyto informace nevyplývají z rozvahy a výkazu zisku a ztráty
Informace týkající se majetku a závazků:
pohledávky a závazky po lhůtě splatnosti
pohledávky a závazky, které k rozvahovému dni mají dobu splatnosti delší než pět let
pronájem majetku
významné události, které se staly mezi rozvahovým dnem a okamžikem sestavení účetní závěrky.

Níže je uveden vzorový příklad přílohy k účetní závěrce.

- název a sídlo účetní jednotky
Účetní jednotka XY……………………
Údaj se převezme z výpisu z Rejstříku právnických osob/Rejstříku církevních právnických osob

- identifikační číslo
Vypíše se identifikační číslo, které má účetní jednotka přidělené, údaj se převezme z výpisu z Rejstříku právnických osob/Rejstříku církevních právnických osob

- právní forma účetní jednotky

- účel, pro který byla zřízena

- rozvahový den, ke kterému se účetní závěrka sestavuje
Účetní závěrka je sestavena k 31. 12. ……… (běžného roku)

- okamžik sestavení účetní závěrky
Uvede se konkrétní datum, kdy byla účetní závěrka sestavena, např. 13. 2. …… (následujícího roku)

- datum vzniku účetní jednotky
Uvede se datum vzniku účetní jednotky jako právnické osoby.
Údaj se převezme z výpisu z Rejstříku právnických osob/Rejstříku církevních právnických osob.

- jména a příjmení členů statutárních orgánů
Statutárním orgánem každého účetní jednotky je vedoucí/ředitel/hospodář.
Údaje se převezmou z výpisu z Rejstříku právnických osob/Rejstříku církevních právnických osob

- průměrný přepočtený počet zaměstnanců během účetního období
Tento údaj se týká pouze účetních jednotek, které mají zaměstnance v hlavním pracovním poměru, nikoliv na dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti.

- výše osobních nákladů, které byly vynaloženy na zaměstnance
Viz předchozí bod.
Pokud má účetní jednotka zaměstnance v hlavním pracovní poměru, uvede do této části přílohy údaj z řádku „Osobní náklady celkem“ z výkazu zisku a ztráty, a to jako součet za hlavní a hospodářskou činnost

- informace o aplikaci obecných účetních zásad a o použitých metodách
Účetní jednotka vede účetnictví ve zjednodušeném rozsahu. Spojuje účtování v deníku s účtováním v hlavní knize formou tzv. „Amerického deníku“.
Hlavní kniha obsahuje skupinové syntetické účty a syntetické účty určené pro sledování vybraných položek podle účtového rozvrhu.
Účetní jednotka, která vede účetnictví na počítači, doplní, že vede účetnictví s pomocí výpočetní techniky a speciálního účetního programu „Americký deník“.
Účetní jednotka, která vede účetnictví ruční formou, doplní, že vede účetnictví ručně ve speciálním „Americkém deníku“.

- způsoby oceňování a odpisování
Účetní jednotka oceňuje majetek pořizovacími cenami nebo reprodukčními pořizovacími cenami.
Majetek se vstupní cenou do 2.000,- Kč včetně se účtuje přímo do spotřeby jako spotřeba materiálu a nesleduje se v žádné evidenci.
Majetek se vstupní cenou nad 2.000,- Kč do 20.000,- Kč, se účtuje přímo do spotřeby jako spotřeba materiálu a sleduje se v operativní evidenci.
Majetek se vstupní cenou nad 20.000,- Kč do 40.000,- Kč se účtuje jako pořízení majetku a odpisuje se 50 % při zařazení do používání a 50 % v následujícím účetním období.
Majetek se vstupní cenou nad 40.000,- Kč se odpisuje rovnoměrně. Účetní odpisy jsou stanoveny individuálně ve výši daňových odpisů.
Odpisování majetku se řídí směrnicí.

- způsob uplatněný při přepočtu údajů v cizích měnách na českou měnu
Týká se pouze účetních jednotek, které účtují o položkách v cizích měnách.
Pro přepočet se použije aktuální kurz České národní banky.

- doplňující informace k rozvaze a výkazu zisku a ztráty
Do této položky může účetní jednotka uvést např. informaci o tom, že obdržela dotaci z rozpočtu obce nebo města (třeba na činnost klubu zdraví nebo klubu maminek, apod.).

Tisk a archivace amerického deníku
- při zpracování účetnictví na počítači
Účetní jednotka vytiskne účetní deník, obratovou předvahu, výkaz zisku a ztráty a rozvahu.
Dále vytiskne výkaz obrat fondů a oddělení.
Pokud nebude provádět tisk sestav, archivuje data na nosičích dat (např., flash disk, CD). V případě kontroly ze strany místně příslušného správce daně však musí být schopen údaje převést do tiskové podoby.

Doporučení:
zhotovit tiskové sestavy i v případě, že jsou data uložena na nosičích dat (CD nebo flash disk)!
Důvod je ryze praktický – s tiskovými sestavami může průběžně pracovat i hospodář účetní jednotky.

POZOR!!!
Data vždy zálohovat na technickém nosiči a to i duplicitně pro případ technické nebo programové závady na počítači nebo poškození nosiče dat!!! Technický nosič s archivovanými daty uložit na bezpečném místě (jedna archivní kopii by měla být uložena u např. u hospodáře).

- při zpracování účetnictví ruční formou
Účetní jednotka archivuje vlastní „Americký deník“ a účetní výkazy, tzn.
- obratovou předvahu
- uzavření amerického deníku (zjištění konečných zůstatků účtů aktiv a pasiv a konečných stavů účtů nákladů a výnosů) ke dni …….
- přílohu k účetní závěrce
a dále výkaz „Obrat fondů a oddělení“  
Archivaci účetní dokumentace řeší směrnice pro archivaci.

Přenesení konečných stavů (zůstatků) účtů do počátečních stavů účtů nového účetního období a převod hospodářského výsledku do počátečního stavu účtu 930 – Hospodářský výsledek

- při zpracování účetnictví na počítači

Automatické přenesení stavů účtů
Program „Americký deník“ má v oddíle „syntetické účty“ speciální funkci pro automatický převod stavů (zůstatků) účtů z roku do roku (červené zaškrtávátko na horní liště).

Ruční přenesení stavů účtů
Počáteční stavy k 1. 1. následujícího roku lze zadat nebo měnit ručně.
Zadání stavu se provede tak, že se klikne na modul „syntetické účty“, potom se vybere příslušný účet a nahoře na liště se klikne na ikonu „oprava“ a zadá se počáteční stav účtu do políčka počáteční stav, a to na stranu MD nebo DAL, podle toho, na které straně účtu je zůstatek k 31. 12. předchozího roku.
Počáteční stav účtu k 1. 1. následujícího roku musí být shodný s konečným stavem účtu k 31. 12. předchozího roku.
POZOR!!!
Na účet 930 – Hospodářský výsledek se zadá údaj z řádku „výsledek hospodaření celkem“, ze sloupce 2, výkazu rozvaha k 31. 12. předchozího roku. Stav se zadá jako počáteční stav účtu k 1. 1. následujícího roku.
Zisk (v rozvaze je kladné číslo) se zadá na stranu DAL účtu 930.
Ztráta (v rozvaze je záporné číslo) se zadá na stranu MD účtu 930.

Počáteční stavy účtů se nezadávají u účtů třídy 5 a 6, protože rozdíl těchto účtů, který představuje hospodářský výsledek za účetní období (rok), je obsažen v počátečním stavu účtu 930 – Hospodářský výsledek!!!

O hospodářském výsledku za běžný rok se neúčtuje běžném v roce, ale až v následujícím roce, a to nejpozději do 30. 6. následujícího roku.
Po projednání výsledku hospodaření vedením účetní jednotky a po schválení účetní závěrky, se zaúčtuje převod hospodářského výsledku (zisku nebo ztráty) do vlastního jmění (účet 900).
Typy účetních případů pro zaúčtování převodu hospodářského výsledku (zisku nebo ztráty) jsou v oddílu „všeobecný účetní doklad“.

- při ručním zpracování účetnictví
Počáteční stavy účtů se do „Amerického deníku“ převezmou z „Uzavření amerického deníku (zjištění konečných zůstatků účtu aktiv a pasiv a konečných stavů účtů nákladů a výnosů) ke dni.
Na účet 930 – Hospodářský výsledek se zadá údaj z řádku „výsledek hospodaření z výkazu „Uzavření amerického deníku“, a to z řádku, který je v oddílu PASIVA.
Počáteční stavy účtů se nezadávají u účtů třídy 5 a 6, protože rozdíl těchto účtů, který představuje hospodářský výsledek za účetní období (rok) je obsažen v počátečním stavu účtu 930 – Hospodářský výsledek!!!  
O účtování hospodářského výsledku platí stejná ustanovení, jaká jsou uvedena v předchozích odstavcích.

Zásady pro převod zůstatků fondů a oddělení:

- při zpracování účetnictví na počítači

Automatický převod zůstatků fondů
Program Americký deník má v oddíle „fondy/oddělení“ speciální funkci pro převod počátečních stavů fondů a oddělení z roku do roku (červené zaškrtávátko na horní liště).

Ruční převod zůstatků fondů
Počáteční stavy k 1. 1. následujícího roku lze zadat nebo měnit ručně.
Zadání stavu se provede tak, že se klikne na modul „fondy/oddělení“, potom se vybere příslušný fond, a nahoře na liště se klikne na ikonu „oprava“ a zadá se počáteční stav fondu do políčka počáteční stav.
Počáteční stav fondu k 1. 1. následujícího roku musí být shodný s konečným stavem fondu k 31. 12. předchozího roku.

POZOR!!!
U počátečních stavů fondů je třeba respektovat zásadu, že jde o tzv. „pohyb peněz“ a tedy počáteční stavy se zadávají jen u těch fondů, které představují hotové peníze (neodvedené dary a dary pro účetní jednotku). Součet zůstatků fondů nemůže být vyšší než stav peněžních prostředků v pokladně a na účtu k 31. 12. běžného roku a k 1. 1. následujícího roku!!!

- při ručním zpracování účetnictví
Počáteční stavy fondů a oddělení se zapíší do sloupce počáteční stav výkazu „Fondy a oddělení – výkaz pro ruční formu vedení amerického deníku za období …….
Pro počáteční stavy fondů a oddělení platí stejná zásada, jaká je uvedena v předcházejícím odstavci, tzn., že součet zůstatků fondů nemůže být vyšší než stav finančních prostředků v pokladně a na účtu k 31. 12. běžného roku a k 1. 1. následujícího roku!!!