150 - Směrnice č. 15 - Pokladna a ceniny
Účetní jednotka vede tyto pokladny:
- pokladnu korunovou
- valutové pokladny podle příslušných měn
Pro disponování s pokladní hotovostí je pověřena odpovědná osoba (pokladník, hospodář, účetní). Každá výplata musí být doložena dokladem (paragon, faktura se stvrzenkou, prodejky za hotové, kontrolní ústřižky od poštovních poukázek). K uvedeným dokladům musí být vyhotoven výdajový pokladní doklad. Obdobně to platí i pro příjmové pokladní doklady.
Každý výdajový i příjmový pokladní doklad musí být očíslován a musí obsahovat předepsané náležitosti podle § 11 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, tj. označení účetního dokladu, obsah účetního dokladu a jeho účastníky, peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu a podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Na výdajovém a příjmovém pokladním dokladu se uvádí datum skutečné výplaty, nikoli datum, které je uvedeno na paragonech, stvrzenkách, prodejkách.
V odůvodněných případech lze poskytnout přiměřenou zálohu na výdaje. Ten, kdo obdržel zálohu, je povinen ji zúčtovat.
O pokladních operacích se účtuje na účtu 211 – Pokladna. Na účtu 211 – Pokladna se účtuje stav a pohyb peněz v hotovosti, šeků přijatých místo hotových peněz a poukázek k zúčtování, např. poukázek k odběru zboží. Stav peněz v pokladně nelze nahrazovat stvrzenkami nebo úpisy. Součástí pokladní hotovosti jsou nasáčkované výplaty, pokud nebyly ve výplatní den předány příjemcům.
Pro evidenci všech pokladen vede účetní jednotka ruční nebo počítačové pokladní knihy. Kontrola zůstatků musí být prováděna běžně, a to vždy po zaúčtování pokladních dokladů. V případě, že pokladní kniha je vedena na počítači, musí být vytisknuta každý měsíc.
Nikdy se nebude účtovat o proplacení dokladů, pokud v pokladně není dostatek prostředků, tzn., že se nikdy nesmí stav pokladny dostat do mínusu!!
Inventarizace pokladny bude prováděna minimálně jedenkrát za čtvrtletí. K poslednímu dni v měsíci musí být odsouhlasen zůstatek pokladní hotovosti se zůstatkem vykázaným v účetnictví. Rozdíly vzniklé při inventarizaci pokladní hotovosti se považují za schodek nebo přebytek.
Pro překlenutí časového nesouladu mezi vklady a výběry peněz a přijetím bankovních výpisů se používá účet 261 – Peníze na cestě.
Účetní jednotka může vnitřním předpisem stanovit pokladní dny a pokladní hodiny.
Účetní jednotka (zastoupená jednatelem, ředitelem, ekonomem, hospodářem) musí vnitřním předpisem stanovit výši pokladního limitu v závislosti na konkrétních podmínkách účetní jednotky (např., že denní limit nesmí překročit částku 10.000 Kč). Do tohoto limitu se nezahrnují nevyplacené (tzv. deponované) mzdy.
Od 1. 7. 2004 platí zákon o omezení plateb v hotovosti, který stanovuje maximální denní limit pro jeden subjekt ve výši 350.000 Kč. V případě platby v cizí měně se částka přepočte kurzem ČNB platným ke dni platby.
Ceniny
Pro disponování s ceninami je pověřena odpovědná osoba. V účetní jednotce je to pokladní/k nebo hospodář.
Ceninami jsou poštovní známky, kolky, dálniční známky, telefonní karty, karty pro čerpání pohonných hmot, stravenky – poukázky k odběru stravy v sítích veřejného stravování.
Ceniny se účtují na účtu 213 – Ceniny. Ceniny svěřené zaměstnancům na předem stanovené účely se účtují jako pohledávky za zaměstnanci na účtu 335 – Pohledávky za zaměstnanci, nebo v ostatních případech na účtu 378 – Jiné pohledávky.
Poštovní známky se při nákupu účtují přímo do spotřeby jako provozní náklad. K rozvahovému dni se inventarizací zjistí jejich skutečný stav a o tento stav se upraví spotřeba známek zaúčtovaná v provozních nákladech. Inventarizace cenin se provádí minimálně jedenkrát za čtvrtletí.
K poslednímu dni v měsíci musí být odsouhlasen zůstatek cenin se zůstatkem vykázaným v účetnictví.
Analytická evidence se vede podle jednotlivých druhů cenin, např. 213 100 Kolky.
Platební karty
Platební karty představují prostředek k provádění plateb a k výběrům hotovosti z běžného účtu. Dispoziční právo musí být jednoznačně stanoveno na konkrétní osobu, která má za povinnost provádět pravidelná vyúčtování použití platební/platebních karty/karet a odpovídá za jejich správné použití.
V účetní jednotce musí být u hospodáře vedena evidence platebních karet a osob, které mají tyto karty k dispozici, popř. za jakých podmínek lze určité osobě platební kartu poskytnout (časté služební cesty, výběry hotovosti při omezené provozní době pobočky a nákupy přes internet).
Čerpání prostředků, ať už formou výběru z účtu nebo formou úhrady za zboží nebo služby, se promítne jako úbytek finančních prostředků na bankovním účtu. Současně se jedná o vznik pohledávky za zaměstnancem nebo funkcionářem.
Zaměstnanec s dispozičním právem je povinen předložit doklad, na jaký účel použil platební kartu. Tento doklad předává pokladní nebo hospodáři. Jedná se např. o hotelový účet, stvrzenku o nákupu pohonných hmot, doklad o nákupu zboží nebo o nákupu služeb. Doklad musí být předložen do 10 dnů od použití platební karty nebo po návratu ze služební cesty.
Platební kartu zaměstnavatele nelze používat pro soukromé účely.
Účtování použití platební karty: MD DAL
- čerpání prostředků dle bankovního výpisu 335, 378 221
- předložení dokladu o čerpání (vyúčtování) 501, 512 , 518 335
Účtování interním dokladem.
Legenda:
221 – účty v bankách
335 – pohledávky za zaměstnanci
378 – jiné pohledávky
501 – spotřeba materiálu
512 – cestovné
518 – ostatní služby