130 - Metodický pokyn - zásady pro vedení účetnictví a účetní závěrku
Jak účtovat náklady na odvoz odpadu?
Jedná se o službu, proto není v typech účetních případů speciální typ účetního případu, ale pro účtování nákladů na odvoz odpadu se použije v oddílu „pokladna výdaje“ souvztažnost
Výd-HO-Služ-Hot Výd. z pokl. za služby hrazené v hotovosti MD 510 D 210
a do textu se uvede, že se jedná o náklady na odvoz odpadu
V oddílu „závazek“ se použije souvztažnost (typ účetního případu)
FP-Služby Fa přijatá za služby MD 510 D 320
Obdobně se postupuje v případě jiných služeb (v typech účetních případů nebylo možné uvést všechny služby, které se mohou v jednotlivých sborech vyskytovat).
Jak postupovat v případě darů pro Nadační fond „Zdravý život“?
Při přijetí darů pro Nadační fond „Zdravý život“ se použije souvztažnost (typ účetního případu) v oddílu „pokladna – příjem“, a to
Pří-HO-Dar-Mimo Příj. do pokladny z darů určených pro použití mimo sbor MD 210 D 910
V tomto případě nedoporučujeme sborům pro účelové vázání darů pro Nadační fond „Zdravý život“ vytvářet nový fond např. s názvem „Fond Zdravý život“, ale použít „Oddělení knižní evangelizace“.
Oddělení „funguje“ na stejném principu jako fond a je součástí výkazu „Obraty fondů a oddělení“ a lze u něj zadávat počáteční stav stejně jako u fondu.
Jak zadávat počáteční stavy účtů a počáteční stavy fondů a oddělení?
Počáteční stav účtů nebo fondů a oddělení se zadává buď ručně nebo prostřednictvím funkce pro automatický převod zůstatků tzv. „z roku do roku“ pomocí červeného zaškrtávátka v oddílu „Syntetické účty“ nebo „Fondy/oddělení“.
Postup při ručním zadávání počátečního stavu je následující:
Kliknout v hlavním panelu na Syntetické účty nebo Fondy/oddělení, kurzorem „najet“ na příslušný účet nebo fond nebo příslušné oddělení, nahoře na liště potom kliknout na ikonu „oprava“ a po rozbalení okna zadat do řádku „počáteční stav fondu nebo oddělení“ příslušnou částku a potvrdit kliknutím na OK.
Počáteční stavy jednotlivých účtů nebo fondů a oddělení lze ručně upravovat i průběžně nezávisle na ostatních počátečních stavech účtů nebo fondů a oddělení.
Následně si může hospodář zkontrolovat počáteční stavy tím, že si zadá zpracování výkazu „Obraty fondů a oddělení“ ke zvolenému datu.
Jak postupovat v případě, že si sbor vytváří tzv. „fond naléhavé pomoci“?
POZOR! O sborovém fondu naléhavé pomoci se účtuje zcela jinak, než je uvedeno v typech účetních případů v oddílu „pokladna – příjem“ pod položkou Pří-HO-Dar-FNP Příj. do pokl. z darů pro Fond naléhavé pomoci MD 210 D 910
Fond naléhavé pomoci, který je uveden v typech účetních případů a ve fondech, je fondem Moravskoslezského sdružení CASD. Dary určené na tento fond nejsou dary, které by si mohl ponechat sbor, ale tyto dary musí odvést Moravskoslezskému sdružení.
Českého sdružení se tato záležitost netýká, protože ČS obdobný fond nemá zřízen.
Pokud se sbor rozhodne, že si vytvoří tzv. fond naléhavé pomoci, doporučuji, aby jej vytvořil jako zcela nový fond a pojmenoval jej jinak, např. „fond pohotové pomoci“ nebo jen „fond pomoci“.
Pro účtování na tomto fondu platí zásada, že se jedná o sborové prostředky, tzn., že tento fond se vytváří z darů pro sbor. Při účtování darů pro sbor se potom účtují dary pro sbor ve dvou řádcích (položkách), z toho:
jeden řádek je účelově vázán do Fondu darů pro sbor
druhý řádek je účelově vázán do Fondu pomoci
Přitom pro oba řádky se použije stejný typ účetního případu, a to
Pří-HO-Dar-Sbor Příj. do pokl. z darů pro sbor MD 210 D 680
Stejným způsobem by sbor postupoval v případě, že by výbor sboru rozhodl o vytvoření jiného fondu pro zvláštní účel, např. „fondu Pathfinder“ nebo „fondu oprav zařízení modlitebny“ apod.
Jak účtovat o podílu jiných sborů při tzv. skupinové evangelizaci?
Skupinovou evangelizací v tomto případě rozumíme účast více sborů na určité evangelizační kampani nebo akci.
Pro zaúčtování podílu ostatních zúčastněných sborů na nákladech spojených s evangelizací se použijí tyto souvztažnosti (typy účetních případů), které jsou v oddílu „všeobecný účetní doklad“:
VÚD-PNM-HrOrgSl VÚD – podíl materiál. nákladů hrazený organizační složkou – předpis úhrady MD 378 D 500
Tento typ účetního případu se použije pro úhradu podílu na nákladech, které byly zaúčtovány jako spotřeba materiálu – evidence jednotlivých položek materiálových nákladů lze vést podle partnerů nebo použít nově založené středisko nebo evidenci vést v rámci oddělení evangelizace.
VÚD-PNS-HrOrgSl VÚD – podíl nákladů na služby hrazený organizační složkou – předpis úhrady MD 378 D 510
Tento typ účetního případu se použije pro úhradu podílu na nákladech, které byly zaúčtovány jako služby. Pro evidenci těchto nákladů platí stejná zásada jaká je uvedena v předchozím odstavci u nákladů na spotřebu materiálu.
Úhrada podílu na nákladech od ostatních sborů se účtuje
- buď v bance na základě bankovního výpisu - jedná se o typ souvztažnosti Pří-BA-NHrOrgSl – Příj. na BÚ – úhrada podílu na nákladech od organizační složky,
- nebo v pokladně – jedná se o typ souvztažnosti Pří-HO-NHrOrgSl – Příj. do pokl. – úhrada podílu nákladů od organizační složky.
Sbor, který je pověřen organizováním evangelizace účtuje všechny prvotní doklady v rámci svého účetnictví, a to jako běžné účetní případy (výdaje na spotřebu materiálu hrazené pokladnou, výdaje na služby hrazené pokladnou, faktury za materiál nebo za služby) a následně účtuje předpis pohledávky (účet 378) za jiným sborem (sbory), jak je výše uvedeno.
Jak postupovat v případě dotace, která byla poskytnuta sboru jiným subjektem než sdružením, např. městem nebo občanským sdružením?
Sbor může obdržet dotaci, např. od obce nebo města na činnost klubu zdraví nebo klubu maminek nebo jinou aktivitu.
Předpokládá se, že půjde o dotace na úhradu tzv. „provozních nákladů“ (materiálových nákladů a služeb) nikoliv na úhradu pořízení hmotného majetku se vstupní cenou nad 40 tis. Kč.
Pokud by šlo o dotaci na pořízení majetku se vstupní cenou do 5 tis. Kč nebo cenou od 5 tis. Kč do 40 tis. Kč, lze použít stávající typy účetních případů pro dotaci poskytnutou sdružením, protože účtování o dotaci poskytnuté za tímto účelem jiným subjektem je stejné.
Dotace přijaté od jiných subjektů než od sdružení se účtují shodně jako dotace přijaté od sdružení, a to s pomocí těchto typů účetních případů:
PO-Př-Dot-Sd-PN Pohledávka – předpis dotace na provozní náklady (do textu se doplní od koho a na co je dotace poskytnuta MD 378 D 690
Pří-BA-Dot-Sd-P Příj. na BÚ – dotace na provozní výdaje MD 220 D 378
Pří-HO-Dot-Sdru Příj. do pokl. – dotace od sdružení MD 210 D 378
Náklady, na které byla dotace poskytnuta, se účtují jako běžné účetní případy (náklady na spotřebu materiálu nebo náklady na služby), buď hrazené v hotovosti přes pokladnu, nebo na základě přijatých faktur.
V případě, že poskytnutá dotace není vyčerpána a musí se vrátit, použijí se následující typy účetních případů (souvztažností):
FP-Př-Dot-Vráce Závazek – předpis vrácení dotace MD 690 D 379
Výd-BA-Vrác-Dot Výd. z účtu – vrácení dotace MD 379 D 220
Výd-HO-Vrác-Dot Výd. z pokl. – vrácení dotace MD 379 D 210
Doporučuje se, aby každou takovou dotaci sbor sledoval v rámci samostatného střediska, kterým může být i určitý projekt, a aby si na tomto středisku také zachytil jednotlivé náklady, na které obdržel dotaci a mohl poskytovateli dotace předložit vyúčtování těchto nákladů.
Jak řešit časopisy a knihy, které zůstávají nevyzvednuty v traktátu?
Důvody, proč v traktátu zůstávají nevyzvednuté knihy a časopisy mohou být různé:
- člen přestal docházet do sboru
- objednalo se více kusů daného titulu
- úmrtí člena
V takovém případě je třeba, aby se výbor sboru tímto problémem zabýval a rozhodl, co s nevyzvednutými tituly. Možností jsou v zásadě dvě:
1. možnost
Tráktátník nabídne nevyzvednuté knihy a časopisy členům sboru pro přátele (kniha je vhodným dárkem při jakékoliv příležitosti a časopis může zase posloužit jako příležitostný evangelizační prostředek).
2. možnost
Sbor tzv. „odkoupí“ od traktátníka nevyzvednuté časopisy a knihy a to tím způsobem, že při nejbližší faktuře přijaté za knihy z ADVENT-ORIONU změní podíl týkající se sboru (navýší jej nebo zaúčtuje prostě podíl ve výši nevyzvednutých knih a časopisů, aniž by k dané faktuře skutečně podíl měl) a o částku představující podíl sboru nebo navýšený podíl sboru bude od traktátníka požadovat méně k úhradě za vlastní traktát.
Sbor potom může o část knih doplnit sborovou knihovnu, nebo knihy a časopisy použít k evangelizaci – časopisy může rozdat přátelům, kteří do sboru přicházejí, nebo jimi může vybavit knižního evangelistu, v jehož působnosti se sbor nachází, aby je využil při kolportáži.
Stejným způsobem lze postupovat u časopisů a knih nevyzvednutých do 31. 12. 2004.
V tomto případě je však třeba udělat inventarizaci těchto titulů a současně ověřit stav finančních prostředků, kterými traktátník disponuje, aby sbor neřešil nedostatky vzniklé na straně traktátníka jeho případnou nedbalostí.
Jak postupovat v případě „příkazu k úhradě“ u závazku, který je zaúčtován až po inkasu z účtu?
Uvedená problematika se týká sborů, které používají počítačový program „Americký deník“ a nastává u inkasa za el. energii, plyn nebo za knihy a časopisy z nakladatelství ADVENT-ORION.
Problém spočívá v tom, že nejde o „klasický závazek“ zaúčtovaný na základě faktury přijaté, ale o úhradu závazku, který sbor ještě nemá zaúčtován, protože fakturu obdrží až po inkasu.
Jak v takovém případě řešit tvorbu příkazu k úhradě a jeho vyřízení – tzv. předání do banky.
Postup: aby bylo možné závazek (po obdržení faktury) označit jako „předaný“ do banky, vytvoří se příkaz k úhradě, který se „nepředá“ do banky. Jako datum vytvoření příkazu se uvede datum inkasa.