100 - Administrace

Administrace účetních jednotek

Administrace systému slouží k zadání údajů o účetní jednotce a o účetních obdobích, která jsou pro účetní jednotku aktivována.
Pro zadání informací o nové účetní jednotce stiskněte tlačítko "Nový" v nástrojové liště tabulkového okna.
Objeví se okno, ve kterém vyplníte základní informace o účetní jednotce.

Důležité je především vyplnění těchto políček:

Záložka Základní údaje
Zkratka:        
Pod touto zkratkou Vám bude účetní jednotka nabízena v okamžiku, kdy budete zahajovat účtování. Políčko "Zkratka" vyplňujte pouze znaky A-Z bez diakritiky.
Účetní jednotka užívá sadu souvztažností:  
Zde zadejte sadu souvztažností, která se nejvíce blíží Vašemu typu organizace. Každá sada souvztažností obsahuje vlastní nastavení nejběžnějších účetních pohybů používaných v daném typu organizace.
Např. pro církve jsou zde účetní souvztažnosti typu sbírka, dar, apod.
Pro myslivecká sdružení účetní souvztažnosti týkající se například chovu.
Nastavení v této části musí být provedeno v okamžiku založení účetní jednotky, později ho není možné měnit.
Název:          
Název účetní jednotky bude použit při vypracování výkazů a výstupních sestav.
IČO/RČ:         
Zde zadejte buď Vaše IČO (v případě, že Vám bylo přiděleno) nebo Vaše rodné číslo, pokud je účetní jednotka fyzickou osobou.
Odpovědná osoba:              
Jméno a příjmení osoby odpovědné před orgány státu za vedení účetnictví
Účetní:           
Jméno a příjmení účetního bude tištěno na dokladech, které účetní jednotka vystaví (faktura, pokladní doklad).
Účetní-kontakt:        
Kontakt na účetní (telefon).
Bankovní účet, Název Banky:        
číslo účtu a název peněžního ústavu, u jehož pobočky má účetní jednotka veden účet, bude využito při tvorbě příkazů k úhradě
První měsíc roku:                            
v případě, že používáte hospodářský rok, vyberte měsíc, v němž Váš hospodářský rok začíná.
Registrace účetní jednotky:           
text, který je uveden na dokladech o přidělení IČO vztahující se k registraci účetní jednotky (ministerstvo kultury, obchodní rejstřík)
Rok přechodu z jedn. účetnictví:
uveďte rok, v němž přecházíte z jednoduchého účetnictví na podvojné účtování.

Záložka Ostatní
Nastavení vyklápěcího seznamu s typy souvztažností
V této skupině polí nastavte, jak chcete zobrazovat nabídku se seznamem typů účetních případů.
Souvztažnost hledat dle 
Nastavení v tomto poli určuje, jak bude v deníku dokladů uživateli nabízena sada souvztažností. Pokud  je vybráno:
Typ_Poh_Preference … - typy účetních případů jsou nabízeny dle hodnoty uvedené v poli „Preference“. V něm má uživatel možnost nastavení pořadí, v němž budou jednotlivé případy nabízeny. Např. pokud jsou některé často užívané a chce je mít k dispozici v horní části seznamu, uvede u příslušného typu souvztažnosti hodnotu jedna.
Souvst…                        -  typy účetních případů jsou nabízeny dle syntetických účtů tvořících účetní případ.
Typ_Poh_Popis…          -  typy účetních případů jsou nabízeny dle názvu souvztažnosti. 
Zaokrouhlit částku faktury           
Nastavení v tomto poli určuje, jestli bude či nebude při tisku zaokrouhlována částka faktury.
V deníku dokladů třídit sestupně
Nastavení v tomto poli určuje, jak budou tříděny záznamy v modulu deníku dokladů. Standardně jsou záznamy tříděny vzestupně. Použitím volby v administraci je třídění obráceno na sestupné.
Středisko je v deníku povinné
Nastavení v tomto poli určuje, zda po Vás bude program během účtování vyžadovat zadání střediska u každého dokladu či nikoliv.
Při kopii dokladu v deníku          
Nastavení v tomto poli určuje, jak bude aplika nastavovat datum v záznamu, který vznikne zkopírováním jiného záznamu v deníku dokladů.                                                               
Základní nastavení provádí přednastavení aktuálního data do pole „Datum pořízení“. Druhou možností je, že program do kopírovaného (nového) řádku přenese datum pořízení z původního dokladu.
Při exportech užívat formát        
V případě, že nemáte na PC instalován program Excel od společnosti Microsoft, zvolte volbu „Kompatibilní s OpenOffice“. Program bude vytvářet výstupy v obecném formátu čitelném ve všech tabulkových programech.                                                            
V deníku dokladů vytvářet souhrnné doklady 
Nastavení v tomto poli určuje, zda budou v deníku dokladů během zápisů pokladních a bankovních dokladů vytvářeny souhrnné doklady.
Souhrnné doklady vám umožňují sdružit několik zápisů v deníku dokladů do jednoho dokladu. Např. všechny řádky bankovního výpisu budou sdruženy do jednoho souhrnného dokladu. 
Při upgrade zpracovat typy souvztažností
Nastavení zda má být sada souvztažností upgradována automaticky, nebo zda má být uživateli ponechán prostor pro kontrolu a případné odmítnutí. 
Počet dní uchovávání záloh
Program automaticky vytváří zálohu při prvním otevření účetního období v daném dni. Zároveň odmazává tyto automaticky vytvářené zálohy v okamžiku, kdy jejich stáří překročí počet dní definovaný v tomto poli.
Při tisku potvrzení o daru           
Nastavení v tomto poli určuje chování aplikace v modulu Partneři při tisku sestavy "Potvrzení o daru". Při základním nastavení, ponechá aplikace pole „Datum tisku“ nevyplněné s tím, že je možné ho ručně na vytištěnou kopii vepsat. Druhou možností je výstup pole „Datum tisku“ přímo na tiskovou sestavu. Odpadá tak nutnost vepisovat datum ručně.

Záložka Pobočkový režim
Pobočkový režim rozšiřuje možnosti aplikace o výměnu dat mezi centrálou a pobočkami.
Nastavení v této části musí být provedeno v okamžiku založení účetní jednotky, později ho není možné měnit.
Přepínač "Aktivovat/Neužívat"
V případě, že je potřebujete užívat pobočkový režim, nastavte přepínač do stavu "Aktivovat".
Přepínač "Pobočka/Centrála" 
V okamžiku aktivace pobočkového režimu je nutné zadat, zda bude právě zakládaná účetní jednotka užívána jako centrála nebo jako pobočka. Centrála může být pouze jedna. Číslo pobočky musí být v rámci sítě poboček jedinečné a měla by ho každé z poboček přidělit centrála, která vede evidenci poboček.
Číslo pobočky                                  
Pokud je účetní jednotka vedena jako pobočka, je nutné přidělit číslo pobočky. Toto číslo by měla přidělit centrála.
Poznámka:
Během uložení nové účetní jednotky dojde k aktivaci jejích datových souborů a v podadresáři aplikace "Data" vznikne další podadresář, jehož název bude shodný s obsahem políčka "Zkratka". 

Otevření nového účetního období pro organizační jednotku:
V tabulkovém okně se soupisem účetních jednotek se nastavte do řádku té účetní jednotky, pro kterou chcete otevřít nové účetní období. Poté stiskněte tlačítko v nástrojové liště okna. Objeví se dialog pro volbu účetního období, v něm vyberte požadovaný rok účtování. Dojde k přenosu dat ze souborů starého účetního období do nového účetního období. Budou přeneseny číselníky Partnerů, Syntetických účtů, Typů účetních případů, Evidence Majetku, Fondů a účelového vázání prostředků. Deník dokladů bude vytvořen prázdný.

V novém účetním období musíte nastavit počáteční stavy syntetických účtů a fondů. Toto se děje v modulech Syntetické účty a Fondy pomocí stisku tlačítka „Převod počátečních stavů z předchozího období“. Tlačítko má v obou těchto modulech ikonu.