080 - Směrnice č. 8 - Zásoby a jejich evidence

Účtování zásob se řídí příslušnými ustanoveními zákona 563/1991 Sb., o účetnictví.

Zásobami jsou:
- Zboží na skladě (knihy, audio a video kazety, CD atd.)
- Materiál na skladě (suroviny, obaly)
- Výrobky (knihy, audio a video kazety, CD, hotová jídla ve školní jídelně)
- Poskytnuté zálohy na zásoby
Účetní jednotka vede skladovou evidenci. Analytická evidence se vede podle druhu zásob na skladových kartách a obsahuje název položky, datum pořízení, datum vyskladnění, ocenění a údaje o množství.
Jako o zásobách se neúčtuje o materiálu, který účetní jednotka účtuje při pořízení přímo do spotřeby. Jedná se o následující druhy materiálu:
- Kancelářské potřeby
- Pohonné hmoty
- Ochranné a pracovní prostředky
- Předplatné novin a časopisů
- Odborná literatura
- Tiskopisy
- Drobný materiál pro údržbu

Způsob účtování zásob v účetní jednotce
Účtování pořízení a úbytku zásob se provádí podle způsobu A nebo B.

Účtování způsobem A:
V průběhu účetního období se nakupované zásoby účtují na účtech 111 – pořizovaný materiál nebo 131 – pořizované zboží. Převzetí materiálu a zboží na sklad se účtuje na účtu 112 – materiál na skladě nebo na účtu 132 – zboží na skladě. Spotřeba materiálu se účtuje na účtu 501 – spotřeba materiálu, prodej materiálu se účtuje na účtu 542 – prodaný materiál (platí pro podnikatelské subjekty) nebo na účtu 554 – prodaný materiál (platí pro nevýdělečné organizace).
U zásob vlastní výroby (nedokončená výroba a výrobky) se při účtování způsobem A účtují v průběhu účetního období přírůstky zásob na účet 121 – nedokončená výroba nebo na účet 123 – výrobky se souvztažným zápisem k účtu 611 – změna stavu zásob nedokončené výroby nebo 613 – změna stavu zásob výrobků.
V průběhu účetního období se přírůstky zásob oceňují vlastními náklady (materiál, externí kooperace, mzdy, podíl sociálního a zdravotního pojištění ke mzdám, podíl výrobní režie).

 V případě účtování způsobem B se nakupované zásoby účtují v průběhu účetního období na účty 501 – spotřeba materiálu a 504 – prodané zboží. Při uzavírání účetních knih se stav zásob podle skladové evidence a výsledků inventarizace zaúčtuje u materiálu na účet 112 – materiál na skladě souvztažně s účtem 501 – spotřeba materiálu a u zboží na účtu 132 – zboží na skladě souvztažně s účtem 504 – prodané zboží. Případné počáteční stavy účtů 112 – materiál na skladě a 132 – zboží na skladě převedou na vrub (strana „má dáti“) účtů 501 – spotřeba materiál a 504 – prodané zboží.
U zásob vlastní výroby (nedokončená výroba a výrobky) se při účtování způsobem B neprovádějí v průběhu účetního období na účtech 121 – nedokončená výroba a 123 – výrobky neprovádějí žádné účetní zápisy a vynaložené náklady na výrobu se běžně účtují na příslušných účtech účtové třídy 5 – náklady. Při uzavírání účetních knih se stavy zásob nedokončené výroby a výrobků zjištěné inventarizací zaúčtují na vrub (strana „má dáti“) účtů 121 – nedokončená výroba a 123 – výrobky se souvztažným zápisem ve prospěch (strana „dal“) účtů 611 – změna stavu zásob nedokončené výroby a 613 – změna stavu zásob výrobků. Případné počáteční stavy účtů 121 – nedokončená výroba a 123 – výrobky se převedou na vrub (strana „má dáti“) účtů 611 – změna stavu zásob nedokončené výroby a 613 – změna stavu zásob výrobku.
Při uplatnění způsobu B se vede skladová evidence běžně (na skladních kartách nebo v datových souborech počítače), aby bylo možno zjistit a prokázat stav zásob v průběhu účetního období.
Při uzavírání účetních knih se u obou způsobu účtování zásob účtují zásoby na cestě na účtu 119 – materiál na cestě nebo účtu 139 – zboží na cestě. 
Při účtování způsobem A lze nákupy materiálu účtovat přímo na účet 112 – materiál na skladě a nákupy zboží na účet 132 – zboží na skladě a v prodejnách bez použití účtů 111 – pořizovaný materiál a 131 – pořizované zboží.
Analytické účty se vedou podle druhů či skupin zásob na skladních kartách nebo v datových souborech počítače. V rámci analytických účtů podle míst uskladnění (odpovědných osob) může být uplatněn pouze způsob A nebo způsob B. V rámci účetní jednotky může být uplatněn u jednotlivých druhů zásob způsob A nebo způsob B nebo oba způsoby mohou být uplatněny současně, tzn., že u materiálu na skladě může být uplatněn způsob B, ale u zásob zboží může byt uplatněn způsob A.

Oceňování zásob
Oceňování zásob se řídí příslušnými ustanoveními zákona 563/1991 Sb., o účetnictví.   
Zásoby materiálu a zboží na skladě jsou vedeny v průměrných cenách zjištěných jako vážený aritmetický průměr z pořizovacích cen. V některých případech, jako jsou zásoby knih lze použít pro ocenění metodu FIFO (při výdeji ze skladu je použita pořizovací cena).  

Likvidace zásob
likvidaci musí být vypracován protokol, v němž se uvedou důvody likvidace, způsob, čas a místo provedení likvidace, specifikace předmětů likvidace a způsob naložení se zlikvidovanými předměty.
Likvidační protokol musí být podepsán odpovědnými pracovníky nebo činovníky.
Pokud je možné zásoby určené k likvidaci odprodat specializovaným firmám, je třeba využít této možnosti.