050 - Směrnice č. 5 - Úschova účetních záznamů

Účetní záznamy ukládá účetní jednotka odděleně od ostatních písemností do archívu do 30. 9. následujícího roku a uchovává je po níže stanovenou dobu. Před uložením do archívu musí být záznamy uspořádány, označeny a zabezpečeny proti ztrátě a zničení nebo poškození.
Účetní záznamy, ať mají jakoukoliv podobu (tiskové sestavy, doklady, záznamy na technických nosičích dat, nebo mikrografické záznamy) se uschovávají:

Účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízení, uschovává účetní jednotka po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají.

Účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovává účetní jednotka do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění.

Zakládací listiny, doklady o právní registraci - trvale

Smlouvy týkající se převodu nemovitostí - trvale

Záznamy o půjčkách, hypotékách apod. - trvale

Záznamy o délce pracovního poměru zaměstnanců - trvale

Zprávy auditorů - trvale

Zápisy z jednání výborů - trvale

Smlouvy a dohody o majetku, půjčkách, splátkách, závěti - trvale

Evidence majetku - trvale

Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění se uschovávají po dobu 30 let
Záznamy o mzdách zaměstnanců - 30 let

Účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného na sociální zabezpečení a na všeobecné zdravotní pojištění - 10 let

Záznamy o desátcích a darech - 10 let

Výpisy z účtů, odsouhlasení plateb - 10 let

Korespondence předsedy a administrativy - 10 let

Pojistné smlouvy (po skončení platnosti) - 6 let

Zrušené šeky - 5 let

Korespondence jednotlivých oddělení - 3 roky

Stejnopisy evidenčních listů - 3 roky

Veškeré doklady ukládané do archívu jsou zapisovány do archívní knihy pod příslušným pořadovým číslem. Toto pořadové číslo je uvedeno na šanonu nebo svazku. Dále je na svazku nebo šanonu rok, kdy bude možno provést skartaci.
Skartaci provádí komise určená vedením účetní jednotky. Komise provede zápis o skartaci.